Come configurare la tua struttura ricettiva sulla piattaforma di CybHotel: guida completa dalla pubblicazione alla vendita online

La configurazione iniziale di una struttura ricettiva è uno dei passaggi più importanti per ottenere il massimo dalla piattaforma CybHotel. Una corretta impostazione di camere, tariffe, disponibilità, contenuti e automazioni permette infatti di vendere online in modo efficace, ridurre il lavoro operativo e garantire un’esperienza professionale agli ospiti.

In questa guida vedremo tutti gli elementi principali da configurare per rendere la struttura completamente operativa.

Step 1: Inserimento delle camere e delle tipologie e assegnazione delle quantità alle OTA

Il primo passo consiste nell’inserimento delle camere e delle tipologie, gestito nella pagina Gestione hotel/Tipologie di stanze/Camere, definendo:

  • nome della tipologia
  • capacità massima di ospiti
  • numero e piano della camera
  • quantità assegnata alle OTA

Una corretta organizzazione delle tipologie consente di mantenere sincronizzate disponibilità e vendite su tutti i canali collegati. Ogni prenotazione ricevuta aggiorna automaticamente la disponibilità su tutti i canali collegati, riducendo il rischio di overbooking.

Step 2: Guida completa dalla pubblicazione alla vendita online

Una volta configurate le camere, è necessario configurare le tariffe standard per ciascuna tipologia di camera. Una tariffa standard è composta da un prezzo minimo, un prezzo massimo e uno sconto applicato per ciascuna persona, sotto alla capienza massima.

La piattaforma CybHotel permette di gestire i prezzi delle tariffe standard nella pagina Tariffe/Gestione dei prezzi.

Inoltre, dopo aver configurato le tariffe standard, è possibile creare dei piani tariffari come:

  • tariffe stagionali
  • tariffe rimborsabili
  • tariffe non rimborsabili
  • tariffe con colazione inclusa
  • tariffe dedicate a specifici canali
  • tariffe corporate o convenzionate

Per ogni piano tariffario è possibile definire:

  • prezzo per periodo
  • prezzo per tipologia di camera
  • supplementi inclusi/esclusi
  • politiche di cancellazione
  • regole personalizzate

La gestione tariffaria è completamente integrata con PMS, Booking Engine e Channel Manager ed è gestita nella pagina Tariffe/Piani tariffari.

Step 3: Algoritmo dei prezzi

Una volta inserite le tariffe standard e i piani tariffari, un sistema di dynamic pricing gestito da algoritmi, regolerà automaticamente il prezzo delle camere.

Questa funzione è gestita nella pagina Tariffe/Algoritmo dei prezzi, e si basa su tre fattori, ovvero:

  • occupazione
  • anticipo della prenotazione
  • weekend

A ciascun fattore dovrà essere assegnato un punteggio: maggiore sarà il punteggio, maggiore sarà il suo impatto sul prezzo finale. In ogni caso, il prezzo generato dall’algoritmo non scenderà sotto il minimo né supererà il massimo impostato nella tariffa.

In genere si consiglia di attribuire più peso all’occupazione, così da aumentare i prezzi quando la domanda cresce.

Step 4: Gestione delle restrizioni di vendita

Le restrizioni di vendita sono regole che consentono di gestire e controllare quando, per quanto tempo e a quali condizioni una camera può essere prenotata, per gestire al meglio occupazione e ricavi.

Queste regole vengono gestite nella pagina Restrizioni.

Step 5: Creazione di promozioni e offerte speciali

Per aumentare l’occupazione, incentivare le vendite e fidelizzare gli ospiti, è possibile configurare diverse tipologie di promozioni o generare dei voucher.

Le promozioni sono strumenti commerciali molto importanti, che consentono di creare e gestire offerte speciali, come sconti percentuali, riduzioni per soggiorni lunghi, prenotazioni anticipate, offerte last minute o pacchetti con servizi inclusi e possono essere limitate a particolari finestre temporali e applicate automaticamente alle prenotazioni che soddisfano i criteri definiti.

Promozioni e Voucher sono gestiti nelle pagine Sconti/Promozioni e Sconti/Voucher.

Step 6: Gestione dei contenuti della struttura

Una presenza online efficace si basa sulla qualità e sull’aggiornamento dei contenuti pubblicati. Con il Content Manager di CybHotel è possibile gestire in modo semplice e centralizzato tutte le informazioni visualizzate sul booking engine, garantendo contenuti sempre coerenti e aggiornati.

Tra i contenuti gestibili sono inclusi:

  • Camere:
    • configurazione delle tipologie di camera, descrizioni dettagliate e gestione della galleria fotografica delle varie camere
  • Supplementi:
    • inserimento di descrizioni, informazioni aggiuntive e aliquote IVA relative ai servizi extra offerti dalla struttura
  • Servizi convenzionati:
    • gestione dei servizi forniti da aziende o professionisti esterni che collaborano con la struttura, come NCC, escursioni, attività turistiche, noleggi, ristoranti, centri benessere e altre esperienze dedicate agli ospiti
  • E-mail automatiche di conferma prenotazione:
    • personalizzazione delle comunicazioni inviate agli ospiti dopo la prenotazione, includendo informazioni quali nr. di prenotazione, orari di check-in e check-out, istruzioni per l’utilizzo della Digital Reception, condizioni di cancellazione, policy sugli animali domestici e altre informazioni utili relative al soggiorno
  • E-mail personalizzate automatiche:
    • creazione, programmazione e invio di comunicazioni personalizzate in base a specifici eventi del soggiorno, definendo tempistiche personalizzate espresse in ore o giorni prima o dopo l’evento selezionato, come ad esempio comunicazioni di benvenuto prima dell’arrivo, istruzioni operative per il check-in, informazioni utili durante il soggiorno, suggerimenti su eventi, fiere, attrazioni, ristoranti e attività locali, richieste di feedback dopo la partenza, comunicazioni promozionali e di fidelizzazione

Grazie all’automazione delle comunicazioni, la struttura può mantenere un contatto costante, puntuale e professionale con gli ospiti durante tutte le fasi del soggiorno, migliorando l’esperienza complessiva, aumentando il livello di servizio percepito e favorendo la fidelizzazione della clientela.

Conclusione

Configurare correttamente la propria struttura sulla piattaforma CybHotel non significa semplicemente inserire dati e informazioni ma costruire le fondamenta di una gestione alberghiera moderna, efficiente e orientata ai risultati.

Ogni elemento della piattaforma, dalle camere alle tariffe, dalle promozioni ai contenuti, fino alle automazioni e alle comunicazioni con gli ospiti, contribuisce a creare un sistema integrato capace di semplificare il lavoro quotidiano e migliorare l’esperienza di soggiorno.

Una configurazione ben pianificata oggi si traduce in meno attività manuali, maggiore controllo operativo e più opportunità di vendita domani. Con CybHotel, la tua struttura dispone di tutti gli strumenti necessari per gestire in modo centralizzato le attività quotidiane, ottimizzare la presenza online e offrire agli ospiti un’esperienza professionale e memorabile in ogni fase del soggiorno.

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