Istruzioni semplici, step by step!
L’inserimento di una nuova prenotazione è una delle operazioni più frequenti all’interno della piattaforma CybHotel. La procedura è guidata e suddivisa in diverse sezioni, che consentono di raccogliere tutte le informazioni necessarie per gestire il soggiorno dell’ospite in modo completo e ordinato.
In questo articolo vedremo, step by step, come creare una nuova prenotazione.
Step 1: Crea una nuova prenotazione
Per iniziare, accedi alla sezione Nuova Prenotazione dal menu principale.
La schermata è organizzata in più schede, ognuna dedicata ad un aspetto specifico della prenotazione. Seguendo l’ordine delle sezioni sarà semplice inserire tutti i dati necessari senza dimenticare nulla.
Step 2: Trova le stanze disponibili e aggiungi i supplementi extra
La prima sezione riguarda le informazioni principali del soggiorno.
Qui puoi inserire:
- data di arrivo
- data di partenza
- numero di notti
- numero di ospiti
Dopo aver verificato la disponibilità e selezionato la camera desiderata, è possibile:
- selezionare e aggiungere i supplementi extra desiderati
Questi dati permettono al sistema di verificare la disponibilità delle camere e di calcolare correttamente il periodo di permanenza dell’ospite.
È consigliabile controllare attentamente le date inserite prima di procedere con i passaggi successivi.
Step 3: Completa i dati di prenotazione
Successivamente si accede alla sezione dedicata ai dati anagrafici dell’ospite principale. Qui vengono raccolte tutte le informazioni necessarie per la gestione della prenotazione e per l’adempimento degli obblighi di legge.
I campi contrassegnati da un asterisco (*) sono obbligatori, mentre gli altri sono facoltativi e possono essere compilati per completare l’anagrafica o agevolare la gestione amministrativa della struttura.
Per semplificare e velocizzare l’inserimento della prenotazione, l’amministratore può compilare inizialmente solo una parte dei dati obbligatori e completare successivamente l’anagrafica, purché tutte le informazioni richieste siano inserite entro la data prevista per il check-in.
Se il cliente è già presente nel database, è possibile richiamare rapidamente la sua anagrafica evitando di reinserire tutte le informazioni cliccando su “Recupera i dati dell’ospite”.
In questo modo si riducono gli errori e si velocizza l’inserimento della prenotazione.
Step 4: Conferma la prenotazione
Una volta verificati i dati anagrafici e confermata la prenotazione e possibile:
- controllare il riepilogo della prenotazione
- modificarne eventualmente i costi
- scegliere se inviare l’e-mail all’ospite
- scegliere la modalità di pagamento relativa alla prenotazione effettuata
- confermare la prenotazione
Step 5: Verifica dei dati, controllo dei costi ed eventuali modifiche
La nuova prenotazione è stata effettuata con successo, ora sulla schermata si aprirà la prenotazione effettuata con:
- Il nr. di prenotazione;
- I dettagli della prenotazione:
- descritti nella pagina Dettagli della prenotazione
- I dettagli del cliente:
- descritti nella pagina Dettagli del cliente
- I contatti:
- descritti nella pagina Contatti
- I costi:
- descritti nella pagina Costi
- Le camere prenotate, con la possibilità di assegnare un nr. preciso di camera e/o cambiarne la tipologia e successivamente bloccare la camera:
- descritte nella pagina Camere
- Le note, dedicata a tutte le informazioni che non rientrano negli altri campi della prenotazione, come richieste e/o esigenze particolari del cliente:
- descritte nella pagina Note
- La parte della gestione della prenotazione, dove è possibile effettuare numerose operazioni, tra cui:
- Inviare nuovamente l’e-mail di prenotazione
- Annullare la prenotazione
- Inviare nuovamente l’e-mail di cancellazione
- Aggiungere supplementi
- Prolungare il soggiorno
- Accorciare il soggiorno
- Modificare la data di arrivo
- Completare/Aggiornare di dati del check-in
- Completare/Aggiornare di dati della prenotazione
- Abilitare il check-in
- Disabilitare il check-in
- Inviare nuovamente l’e-mail di check-in
- Check-in
- Check-out
- Elimina check-out
- Invia le coordinate bancarie
- Contrassegna come pagato
- Aggiungi ordine alla prenotazione
- Aggiungi/Rimuovi Stanze/Ospiti
- Separa la prenotazione
- Stanza libera in anticipo per permettere nuove prenotazioni
- Vedi la cronologia delle prenotazioni
- descritte nella pagina Gestisci prenotazioni
Questo permette di mantenere sempre aggiornato lo stato della prenotazione durante tutto il ciclo di vita del soggiorno del cliente.
Conclusione
L’inserimento di una nuova prenotazione nella piattaforma CybHotel è stato progettato per rendere il lavoro dell’operatore semplice, intuitivo e organizzato. La procedura è suddivisa in diverse sezioni, ciascuna dedicata a uno specifico aspetto della prenotazione, così da raccogliere in modo ordinato tutte le informazioni necessarie sul soggiorno.
Compilando con attenzione ogni sezione, sarà possibile gestire in modo efficace camere, dati degli ospiti, costi e comunicazioni, riducendo il rischio di errori e garantendo un servizio preciso e professionale durante tutte le fasi della permanenza del cliente.
Inoltre, la digitalizzazione dei processi e l’integrazione con il Booking Engine consentono di automatizzare la gestione delle prenotazioni, aggiornando la disponibilità delle camere in tempo reale. Questo contribuisce a ridurre gli errori operativi, contenere i costi di gestione e minimizzare il rischio di overbooking, migliorando sia l’efficienza del personale sia l’esperienza degli ospiti.